Bestimmt die KI die Preise?

Nein. Der Agent rechnet ausschliesslich mit deinem hinterlegten Leistungs- und Preiskatalog. Er kombiniert die passenden Positionen für die jeweilige Anfrage und rechnet die MWST mit dem korrekten Satz aus, aber er erfindet keine Preise. Sonderfälle, Rabatte oder heikle Kalkulationen legt er dir gezielt zur Entscheidung vor, statt zu raten.

Funktioniert das mit Bexio, Abacus, KLARA oder Sorba?

Ja. Wo eine stabile Schnittstelle existiert (etwa bei Bexio oder KLARA), nutzen wir sie. Wo es keine gibt oder eine Anbindung zu teuer wäre — bei Abacus oder einer Branchensoftware wie Sorba häufig der Fall — erfasst der Agent die Offerte per Computer Use direkt in der Oberfläche: Er sieht den Bildschirm und steuert Maus und Tastatur, genau wie es heute jemand im Büro tut. So müssen wir deine bestehende Software nicht ersetzen und nichts umbauen.

Geht die Offerte automatisch raus?

Nur wenn du das willst. Standardmässig legt der Agent die fertige Offerte zur Freigabe vor — du bestätigst, korrigierst oder lehnst mit einem Klick ab. Das ist auch rechtlich wichtig: Eine Offerte mit Annahmefrist bindet dich bis zum Ablauf der Frist (Art. 3 OR). Für klar standardisierte Angebote lässt sich auf Wunsch ein direkter Versand mit engen Grenzen einrichten.

Fasst der Agent auch nach?

Ja, das ist oft der grösste Hebel. Bleibt eine Antwort aus, erinnert der Agent nach einer von dir definierten Frist freundlich und dezent — der Schritt, der im Alltag am häufigsten untergeht. So bleibt keine Offerte unbeantwortet liegen, ohne dass du eine Wiedervorlage von Hand pflegen musst. Sobald der Kunde reagiert, meldet er dir den Stand.

Offerten automatisch erstellen mit KI

Warum Geschwindigkeit den Auftrag entscheidet

In den meisten Gewerken ist die Offerte kein Verkaufskunststück, sondern ein Wettlauf. Wer auf eine Anfrage zuerst mit einem sauberen, konkreten Angebot antwortet, hat den Auftrag oft schon halb gewonnen — lange bevor der Wettbewerb überhaupt zum Schreiben kommt. Der Engpass ist selten der Preis, sondern die Zeit bis zur Offerte.

Genau diese Zeit frisst der Alltag: Die Anfrage kommt, wenn man auf der Baustelle, im Kundentermin oder schon im Feierabend ist. Sie wandert auf den Stapel «mach ich heute Abend», und aus Stunden werden Tage. Dann braucht der Kunde plötzlich rasch eine Lösung, ruft beim Nächsten an — und der war einfach schneller. Verloren ist der Auftrag nicht am Preis, sondern an der Reaktionszeit. Ein KI-Agent schliesst diese Lücke: Er verarbeitet die Anfrage sofort, erfasst sie direkt in deinem Offertenprogramm und legt dir das fertige Angebot vor, statt dass es liegen bleibt. Du wachst auf, schaust drüber, gibst frei — und die Offerte ist beim Kunden, bevor der Wettbewerb sein Postfach geöffnet hat.

Die Faustregel: Nicht das beste Angebot gewinnt, sondern das erste gute. Ein Agent sorgt dafür, dass deins das erste ist.

Der Ablauf Schritt für Schritt

Vom Eingang der Anfrage bis zum freigabebereiten Angebot läuft der Vorgang in klaren Schritten:

Anfrage erfassen. Der Agent holt die Anfrage dort ab, wo sie ankommt: E-Mail-Postfach, Webformular, Kontaktseite oder als Notiz aus einem Telefonat. Mehrere Kanäle laufen in denselben Prozess.
Bedarf erkennen. Er liest, welche Leistungen gewünscht sind, und ordnet sie deinem Katalog zu. Fehlt eine Angabe, stellt er eine gezielte Rückfrage oder markiert die Stelle.
Offerte zusammenstellen. Er baut das Angebot aus deinen hinterlegten Leistungen und Preisen — die richtigen Positionen, Mengen und Konditionen, mit korrekt ausgewiesener MWST, in deinem Layout und Ton.
In deiner Software erfassen. Er legt die Offerte direkt in deinem Offerten-, Branchen- oder ERP-Programm an — per Schnittstelle, wo vorhanden, sonst per Computer Use in der bestehenden Oberfläche, sodass Nummernkreis, Layout und Datenbestand stimmen.
Zur Freigabe vorlegen. Du siehst die fertige Offerte mit allen Positionen und gibst frei, korrigierst oder lehnst ab. Heikle Kalkulationen markiert der Agent gezielt.
Versenden. Nach deiner Freigabe geht die Offerte sauber formatiert an den Kunden — direkt aus deinem System, mit korrekter Offertennummer und Ablage am richtigen Ort.
Nachfassen. Bleibt die Antwort aus, erinnert der Agent nach einer definierten Frist automatisch und dezent — und meldet dir, sobald der Kunde reagiert.

Anders als eine starre Vorlage versteht der Agent das Ziel: Beschreibt ein Kunde seinen Bedarf in eigenen Worten, übersetzt der Agent das in die passenden Positionen, statt an einem unerwarteten Format zu scheitern.

Direkt in deiner Software — auch ohne Schnittstelle

Der entscheidende Punkt: Der Agent schreibt die Offerte nicht in irgendein neues Tool, das du dann mühsam mit deinem Bestand abgleichen müsstest. Er arbeitet in genau der Software, die du heute schon nutzt — damit Offertennummern, Kundenstamm, Layout und die spätere Überführung in den Auftrag lückenlos zusammenpassen.

Möglich macht das Computer Use: Der Agent sieht den Bildschirm und bedient die Oberfläche mit Maus und Tastatur, genau wie eine Mitarbeiterin im Büro. Das funktioniert auch dann, wenn dein Programm gar keine offene Schnittstelle bietet:

Bexio und KLARA sind moderne Cloud-Lösungen mit stabilen Schnittstellen — wo vorhanden, nutzen wir sie, weil sie bei hohem Volumen am robustesten sind.
Abacus ist in vielen KMU und Treuhandbüros tief verankert, eine Anbindung aber oft teuer oder gar nicht vorgesehen. Hier erfasst der Agent die Offerte per Computer Use direkt in der gewohnten Maske.
Sorba und ähnliche Branchenlösungen für Handwerk und Bau bringen die NPK-Logik und Positionsstruktur mit, an die deine Kunden gewöhnt sind. Auch eine solche Insellösung bedient der Agent über die Oberfläche, statt sie zu ersetzen.

Die Faustregel: Alles, was jemand in deinem Büro am Bildschirm tut, um eine Offerte zu erstellen, kann der Agent grundsätzlich auch — inklusive der alten Branchensoftware ohne Schnittstelle.

So bleibt deine bestehende Lösung das System der Wahrheit. Du musst nichts migrieren, nichts neu lernen und keinen Datenbestand doppelt pflegen. Genau hier scheitern viele generische Automatisierungen: Sie setzen voraus, dass jedes Programm eine offene Schnittstelle hat — die in der Schweizer KMU-Realität oft fehlt oder teuer ist. Computer Use macht diese Frage überflüssig, weil der Agent die Software so bedient, wie sie gebaut wurde. Wie diese Technik im Detail funktioniert, steht ausführlich unter Was ist Computer Use?.

Der unterschätzte Hebel: konsequent nachfassen

Die meisten Offerten gehen nicht verloren, weil sie schlecht sind — sondern weil niemand drangeblieben ist. Eine Offerte wird verschickt, der Kunde meldet sich nicht sofort, und im Tagesgeschäft geht die Wiedervorlage unter. Wochen später fällt auf, dass nie nachgehakt wurde. Der Auftrag ist dann oft längst woanders.

Hier liegt der grösste, am leichtesten übersehene Hebel. Der Agent merkt sich jede versandte Offerte und erinnert nach einer von dir definierten Frist freundlich und dezent — einmal, höflich, ohne zu nerven. Reagiert der Kunde, meldet der Agent dir den Stand und du übernimmst das Gespräch. Reagiert er nicht, bleibt die Offerte trotzdem nicht im Nichts liegen. Du musst keine Wiedervorlage von Hand pflegen und keine Liste durchgehen — das Dranbleiben läuft im Hintergrund, gleichmässig und zuverlässig. Genau die Routine, die Menschen zwischen Baustelle und Feierabend zuverlässig vergessen, erledigt der Agent ohne Lücken.

Schweizer Besonderheiten, die der Agent kennt

Eine Offerte ist in der Schweiz mehr als ein hübsches PDF — sie ist ein rechtlich relevantes Dokument und muss zu den hiesigen Eigenheiten passen. Generische Tools übersehen das regelmässig.

Die richtige MWST. Seit dem 1.1.2024 gelten Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 % und Sondersatz Beherbergung 3,8 % (ESTV). Der Agent rechnet mit dem für deine Leistung korrekten Satz, weist ihn sauber aus und vermeidet den Klassiker, dass eine Offerte noch mit altem Satz oder ohne MWST-Hinweis rausgeht.
Verbindlichkeit nach OR. Eine Offerte ist juristisch ein Antrag: Wer ein Angebot mit Annahmefrist stellt, bleibt bis zum Ablauf der Frist daran gebunden (Art. 3 OR). Deshalb ist die menschliche Freigabe kein Komfort, sondern der richtige Weg: Du entscheidest, mit welchem Preis, welcher Gültigkeit und welchen Bedingungen du dich bindest — nicht der Agent.
Anschluss an die QR-Rechnung. Wird aus der Offerte ein Auftrag, folgt die Rechnung. Der Agent legt die Offerte so an, dass Positionen, Beträge und Kundendaten sauber in die spätere QR-Rechnung übergehen — kein zweites Abtippen für die Verbuchung. Den nächsten Schritt übernimmt die Rechnungsverarbeitung.
Sprache und Region. Ob die Offerte auf Deutsch, Französisch oder Italienisch rausgeht und in welchem Ton: Der Agent hält sich an deine Vorlagen und deine Kundenbeziehung, statt eine generische Standardformulierung überzustülpen.
Datenschutz nach revDSG. Kundenstamm- und Anfragedaten sind Personendaten. Wir richten den Vorgang nach revDSG ein — kontrollierte Umgebung, eng begrenzte Zugänge, auf Wunsch Schweizer Hosting, keine Nutzung der Daten fürs Modelltraining. Du bleibst der Verantwortliche über deine Daten; wir bearbeiten sie in deinem Auftrag. Details unter Ist KI in der Schweiz DSG-konform?.

Was der Agent dir abnimmt — und was bei dir bleibt

Die Grenze verläuft klar zwischen Vorbereitung und Entscheidung. Der Agent macht die Routine, du triffst jede Wahl, die dich bindet:

	Der Agent übernimmt	Bei dir bleibt
Anfrage	Lesen, Leistungen erkennen, Rückfragen formulieren	Was ein Sonderfall ist und gesondert besprochen wird
Kalkulation	Positionen aus dem Katalog kombinieren, MWST rechnen	Preishoheit, Rabatte, jede heikle Kalkulation
Erstellung	Offerte in deiner Software anlegen, formatieren	Vorlagen, Ton und Konditionen, die du vorgibst
Versand	Nach Freigabe sauber verschicken	Die Freigabe jeder einzelnen Offerte
Nachfassen	Fristgerecht erinnern, Wiedervorlage pflegen	Das Verhandeln, sobald der Kunde reagiert

So gewinnst du Tempo, ohne die Kontrolle abzugeben. Der Agent macht die Tipparbeit, die dich abends an den Schreibtisch zwingt — du entscheidest über das, was zählt. Dieses Prinzip — Vorbereitung durch die Maschine, Entscheidung durch den Menschen — ist bei rechtlich oder finanziell wirksamen Vorgängen kein Bremsklotz, sondern der einzig saubere Weg.

Für wen sich das besonders lohnt

Den grössten Hebel hat die automatische Offertenerstellung dort, wo viele Anfragen auf knappe Zeit treffen:

Handwerk und Bau, wo Anfragen oft nach Feierabend kommen und jeder verpasste Tag ein verlorener Auftrag sein kann — und wo die Offerte ohnehin schon in einer Branchensoftware wie Sorba entsteht. Mehr unter KI für Handwerk & Bau.
Dienstleister mit Standardleistungen, bei denen sich Offerten aus einem klaren Katalog zusammensetzen lassen und das immer gleiche Schreiben Zeit kostet.
Betriebe ohne eigene Verkaufsabteilung, in denen das Offerieren an der Inhaberin hängt und im Tagesgeschäft untergeht.
Saisongeschäfte mit Anfragespitzen, in denen in wenigen Wochen mehr Anfragen eintreffen, als von Hand sauber beantwortet werden können — und jede unbeantwortete Anfrage ein verschenkter Auftrag ist.

Die Offertenerstellung ist selten ein isolierter Schritt — sie ist Teil eines durchgehenden Ablaufs von der Anfrage bis zur Verbuchung. Wo dein Betrieb am besten anfängt und welche Software wir wie anbinden, klären wir in einer kurzen, unverbindlichen Auslegeordnung. Wir starten bewusst klein an einem klaren Vorgang, messen den Nutzen und bauen erst dann aus — ohne Grossprojekt und ohne dass du dein vertrautes System aufgeben musst.

Offerten automatisch erstellen